13 Juin Comment écrire un mail professionnel en français ?

Tu te demandes comment écrire un mail en français ?

Pour ton travail, tu dois savoir rédiger des mails professionnels pour des destinataires francophones ?

Salutations, formules de fin, signature… Il existe des règles précises dans la correspondance professionnelle !

Dans ce guide, tu vas découvrir :

• la structure générale d’un e-mail ;
• les formules types à connaître ;
• les pièges à éviter lors de la rédaction ;
• trois exemples de mail en français.

La structure d’un mail formel

Pour écrire un mail en français, tu dois faire attention à 5 éléments :

1. L’objet du mail
2. La formule d’ouverture
3. Le corps du mail
4. La formule de clôture
5. La signature

Je t’explique tout de suite comment remplir ces différentes parties.

1. L’objet du mail

L’objet du mail est la première chose que ton destinataire va lire. Il doit être court, simple et expliquer clairement l’objectif de ton message.

Un objet de mail ressemble au titre d’un article. Il doit résumer ton message en quelques mots et reprendre les mots-clés les plus importants.

Par exemple :

• Pour poser sa candidature à un emploi : Candidature pour le poste de professeur
• Pour demander un rendez-vous : Demande de rendez-vous
• Pour fixer une date : Date réunion
• Pour s’informer : Demande de renseignements
• Pour parler d’un problème : Problème concernant le…

⚠️ Ne laisse jamais l’objet du mail vide ! Ça ne fait pas professionnel : il y a de grandes chances que ton courriel se retrouve dans la corbeille.

2. Les salutations

Avant d’expliquer la raison de ton e-mail, il faut saluer ton destinataire, comme tu le ferais si tu lui disais bonjour dans la rue.

La formule de politesse sera à adapter en fonction de ta relation avec le destinataire. Cela dépend également du contexte : formel ou informel.

Contexte formel

Si tu ne connais pas ton destinataire, tu peux commencer par :

• Madame, Monsieur,

Si tu connais le nom de famille de la personne, écris :

• Cher M./Chère Mme + nom de famille,
• Bonjour M./Mme + nom de famille,

Si tu connais le titre de la personne, cela doit apparaître dans la formule :

• Monsieur le Directeur,
• Monsieur le Président,
• Madame la Ministre,

L’as-tu remarqué ? On ajoute une majuscule à la fonction. C’est pour marquer le respect envers cette personne.

Contexte informel

Si tu écris un e-mail à un collègue de travail, tu peux simplement utiliser la formule :

• Bonjour + prénom

Avec des personnes avec qui tu es très proche, tu peux changer le « bonjour » par des salutations comme « coucou », « salut » ou « hello ». Mais seulement avec des gens très proches !

Points à retenir :

• « Madame » et « Monsieur » s’écrivent avec une majuscule.
• Il faut terminer la salutation par une virgule.

3. Le corps du message

Règle n°1 : sois direct.

Ne tourne pas autour du pot. Dis-toi que ton destinataire est occupé et qu’il a d’autres chats à fouetter. Si ton message est long et confus, il y a des risques que ton destinataire ne lise pas ton mail jusqu’au bout.

Règle n°2 : structure ton message.

Pour écrire un mail en français clair et efficace, il faut être organisé. Structure ton message en paragraphe. En rédaction, on dit souvent qu’un paragraphe correspond à une idée. Ça marche aussi pour les mails !

Commence par une phrase qui explique la raison de ton e-mail. Tu pourras ensuite aller plus dans les détails.

👉 Nous verrons plus loin des exemples de phrases typiques selon le contexte et le message du mail.

Règle n°3 : Reste formel

N’utilise pas d’expressions familières et surtout pas le pronom « tu », à moins que ton destinataire soit une personne proche de toi.

4. Les formules de politesse en fin de mail

Il est impératif de terminer le mail par une formule de clôture. Pour cela, il existe des expressions figées.

Dans un contexte très formel, tu peux utiliser ces phrases-ci :

• Je vous prie d’agréer, [titre du début du mail], l’expression de mes sentiments distingués.
• Je vous prie de recevoir, [titre du début du mail], mes salutations distinguées.
• Veuillez agréer, [titre du début du mail], l’expression de mes sentiments respectueux.

Si tu attends une réponse de sa part, tu peux ajouter : « Dans l’attente de votre réponse… »

Les deux expressions suivantes sont un petit moins formelles :

• Respectueusement, / Salutations respectueuses,

Dans le cadre professionnel, on utilise souvent ces formules :

• Cordialement,
• Sincèrement,
• Sincères salutations,
• Salutations distinguées.
• Bien à vous,
• Bonne journée,

Lire aussi : Comment trouver un emploi en France ?

5. La signature

On n’oublie pas de signer le mail professionnel ! Cette signature sert entre autres à maintenir le contact avec ton interlocuteur.

Tu dois mentionner :

• ton nom complet ;
• ton rôle au sein de l’organisation ;
• tes informations de contact.

Tu peux aussi ajouter l’adresse, le site web ou le logo de ton entreprise et inclure des liens vers tes réseaux sociaux.

Expressions françaises dans les mails

Demander une faveur

Demander une faveur à quelqu’un par mail est chose délicate. Pour éviter d’être trop brusque ou trop directe, on utilise des tournures comme :

• Je vous prie de bien vouloir m’envoyer…
• Je me permets de vous contacter…

« Prier quelqu’un de faire quelque chose » signifie « demander à quelqu’un de faire quelque chose » avec beaucoup de politesse.

« Se permettre de » signifie « s’autoriser à faire quelque chose ».

On va également formuler nos phrases au conditionnel :

• Vous voudriez bien me faire parvenir…
• Pourriez-vous me communiquer…
• J’aimerais savoir si…
• Pourrais-je avoir…

Envoyer un document

Pour préciser qu’on a transmis un document dans le mail, on utilisera des phrases du type :

• Voici le document…
• Je vous transmets les photos…
• Vous trouverez ci-joint…

Attention aux règles d’orthographe concernant le mot « ci-joint ».

En début de phrase, il est toujours invariable.

Devant le nom auquel il se rapporte, il s’accorde ou non (au choix) :

• Vous trouverez ci-joint les photos du mariage.
• Vous trouverez ci-jointes les photos du mariage.

Placé derrière le nom, il s’accorde avec celui-ci :

• Recevez les pièces ci-jointes.

Rappeler le contexte

Si tu as déjà pris contact avec cette personne auparavant, tu peux commencer ton mail par :

• À la suite de notre appel téléphonique,
• Comme convenu lors de la réunion,
• Pour faire suite à notre entretien,
• Lors de nos derniers échanges,

Terminer le message avec une petite formule agréable

À la fin de ton mail, juste avant les salutations finales, tu peux remercier ton interlocuteur de différentes manières :

• Merci de votre attention/de votre compréhension.
• Merci pour votre réponse.
• Je vous remercie pour l’intérêt que vous portez à ma demande.

Tu peux aussi écrire des phrases comme :

• Bonne journée à vous.
• Je vous souhaite une très bonne journée.
• Je vous souhaite un excellent week-end.
• Je vous souhaite de belles fêtes.

Écrire un mail en français : 5 pièges à éviter

1. Oublier de relire son mail

C’est l’erreur la plus fréquente lors de la rédaction d’un mail professionnel.

Quand on ne se relit pas, on risque d’oublier d’envoyer un document ou une pièce-jointe, ou pire, de laisser une coquille ! Or, les francophones sont très sévères sur l’orthographe. Cela peut donner une mauvaise impression.

Prends le temps de bien relire ton mail et de corriger les fautes d’inattention.

2. Utiliser un langage familier ou de l’argot

Je l’ai déjà dit et je le répète : les Français utilisent un langage soutenu dans la correspondance professionnelle. Pas d’expressions familières ni de mots d’argot ni de pronom « tu ».

3. Faire des phrases trop compliquées

Écrire un mail en français, ce n’est pas comme écrire un roman. Si tu écris des phrases longues et compliquées, ton interlocuteur risque de ne pas bien te comprendre. En plus, tu as plus de chances de faire des fautes de grammaire. Bref, va droit au but !

4. Mettre des emoji

Les emoji ont envahi les réseaux sociaux. On en voit partout : sur Facebook, Instagram, dans les publicités. Cependant, ils n’ont pas leur place dans les mails professionnels.

5. Être trop expressif

Lorsqu’on écrit un mail en français, on garde un ton neutre si possible. On va donc éviter l’humour, tout comme les points d’exclamation (!) et les mots en majuscules. Souvent, une phrase en majuscule sert à montrer la colère, la surprise ou le choc, ce qui est inadapté à la communication professionnelle.

Rédiger un mail professionnel : trois exemples

Pour t’aider à écrire ton mail en français, je te propose de montrer trois exemples d’e-mails professionnels sur lesquels tu pourras t’inspirer.

Email de candidature pour une offre d’emploi

Objet : Candidature pour le poste de Responsable marketing

Madame, Monsieur,

Je souhaite faire part de mon intérêt pour le poste de Responsable marketing au sein de votre entreprise Teamwork.

Grâce à mes expériences en tant que consultante marketing, je pense avoir acquis les compétences nécessaires pour mener à bien les différentes missions.

Mon parcours m’a permis de développer mes qualités relationnelles et mes compétences en matière de vente et d’étude de marché. Je suis convaincue que mon profil pourrait apporter une valeur ajoutée à votre équipe.

Vous trouverez ci-joint mon dossier de candidature, mon CV et ma lettre de motivation.

Dans l’attente de votre retour, veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

Léa Poppins

Email pour demander de renseignements

Situation : tu souhaites obtenir quelques renseignements concernant l’examen du DELF.

Objet : Examen DELF B1

Bonjour Mme Abakar,

Je souhaiterais obtenir quelques informations concernant l’examen du DELF B1.

Pourriez-vous me dire quelle est la prochaine session d’examen dans votre centre ? Organisez-vous des épreuves d’entraînements ? Quels documents faut-il apporter le jour de l’examen ?

Merci pour votre attention.

Bien à vous,

Léa Poppins

Email pour demander un rendez-vous

Objet : Demande de rendez-vous – Immersion linguistique France

Bonjour Mme Abuja,

Votre programme d’immersion linguistique en France m’intéresse beaucoup. J’aimerais en savoir plus sur l’organisation du séjour.

Pourrais-je prendre un rendez-vous pour connaître les détails du projet ?

Merci d’avance pour votre aide.

Cordialement,

Léa Poppins

S’entraîner au français professionnel

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